L'outil d'import de données du module de gestion des utilisateurs permet de créer, ou de mettre à jour, les comptes des participants. Un modèle de fichier d'importation est disponible en format .csv et permet de traiter les données en lot. Composé de cinq étapes, le processus d'importation est conçu pour faciliter la création de comptes plus efficacement.

Les gestionnaire ainsi que les coordonnateurs peuvent importer des données en lot à partir du module de gestion des utilisateurs. Le bouton Importer ouvre une modale dans laquelle les cinq étapes suivantes seront effectuées:

  • Étape 1: Téléversement
  • Étape 2: Visualisation des données
  • Étape 3: Association des colonnes
  • Étape 4: Paramétrage
  • Étape 5: Importation

1. Téléversement

Le fichier importé doit être dans un format .csv et utiliser l’encodage UTF-8. Par défaut, les utilisateurs sont créés avec un rôle de participant. Un modèle de fichier d'import est disponible et peut être téléchargé en cliquant sur Télécharger le gabarit. Le fichier comprend 4 colonnes obligatoires et 2 facultatives.

Colonnes obligatoire

  • Nom: Le champ Nom doit être présenté dans une colonne distincte de celle du champ Prénom.
  • Prénom: Le champ Prénom doit être présenté dans une colonne distincte de celle du champ Nom.
  • Courriel: Une adresse courriel de format valide doit être utilisée.
  • Langue: La langue de la plateforme et des communications avec l’utilisateur peut être en français (fr) ou en anglais (en). Les valeurs acceptées sont: fr ou en. La valeur par défaut est: fr.

Colonnes facultatives

  • Numéro du candidat: Un code alphanumérique propre à l’utilisateur peut être utilisé. En l’absence de valeur, un code est généré automatiquement.
  • Étiquettes: Les valeurs multiples doivent être séparées d’une virgule.

Lorsque le fichier d'import est prêt, il peut être glissé et déposé dans l'encadré mauve ou encore sélectionné à partir du sélecteur de fichier qui apparait en cliquant dans l'encadré. 

*** Comment transformer votre fichier EXCEL en CSV en UTF-8 ?

  1. Ouvrez votre fichier dans Excel ou Open Office Calc
  2. Dans le menu, accédez à "Fichier" puis "Enregistrer sous"
  3. Dans le menu "Format du fichier", sélectionnez "CSV UTF-8 (délimité par des virgules) (.csv)"

2. Visualisation des données

Lorsque les données ont été importées à l'étape 1, il est possible de visualiser les données qui s'affichent dans le tableau.

Les lignes à importer peuvent être sélectionnées (ou désélectionnées) avant de passer à l'étape suivante. Par défaut, l'ensemble des lignes sont pré-sélectionnées. Les données ont des en-têtes afin de tenir compte des titres de colonnes. Autrement, les colonnes sans titre pourront être traitées comme des lignes de données à importer.

 

 

 

3. Association des colonnes

L'étape d'association des colonnes permet de faire correspondre entre elles les données importées avec les champs requis du profil du participant. L'appariement est obligatoire pour les champs identifiés par un astérisque.

 

 

4. Paramétrage

C'est à cette étape que les nouveaux utilisateurs peuvent être associés à un premier cours ou à une première institution. C'est dans ce bassin que les utilisateurs seront importés. Las associations à plusieurs cours ou institutions doivent se faire dans la plateforme. Seul un gestionnaire peut sélectionner un cours ou une institution alors qu'un coordonnateur peut seulement sélectionner un cours.

La case "Mettre à jour les utilisateurs déjà existants" permet de définir le traitement des données des utilisateurs qui ont déjà un compte dans la plateforme. En cochant la case, les informations associées à des utilisateurs existants seront mises à jour. Si la case n’est pas cochée, les informations correspondant à des utilisateurs existants seront ignorées et seuls les nouveaux utilisateurs seront créés.

 

5. Importation

Lorsque toutes les données sont importées à l'étape 5, une modale de confirmation affiche le nombre de lignes traitées avec succès ou en erreur. L'état des différentes lignes est affiché dans la colonne Statut. La source de l'erreur est identifiée dans une bulle informative, lorsqu'applicable.

Si le fichier comprend des erreurs, il peut être téléchargé à partir de l'icône de téléchargement, en haut à droite du tableau. Les sources d'erreurs sont listées dans le fichier téléchargé. 

Les sources d'erreurs possibles sont les suivantes:

  • L'adresse courriel est déjà utilisée
  • L'utilisateur est assigné à une autre institution
  • Des champs sont manquants (nom, prénom, courriel, langue)
  • Des champs sont invalides
    • l'adresse courriel doit exister et être exempte d'erreurs
    • champ de langue autorisés: fr ou en

 

 

Après avoir effectué les corrections nécessaires, le fichier peut être importé à nouveau à partir de l'étape 1.

 

 

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